集团企业档案为什么难管
问题通常不在「有没有系统」，而在「账算不到一起」：
- 多法人多套账：集团总部和下属公司各建各的目录、各用各的 Excel，口径不一，年报、审计、巡视要数据只能挨家收；
- 项目档案散在部门手里：项目上的合同、验收材料跟着经办人走，人一调岗，档案就断线；
- 证照到期无人盯：营业执照、资质证书、合同到期没人提醒，等过期了才发现；
- 检查要材料翻箱倒柜：纸质原件不知道放在哪个库哪一排，电子扫描件存在个人电脑和网盘里，找不到也说不清。
这套系统要解决的正是这四件事：一个集团多块牌子各自成账、口径统一、到期有人提醒、纸质电子对得上号。
工作台：档案数量、电子文件、存储占用、库房利用与到期提醒，全部按当前账号的数据范围统计
系统怎么组织：法人主体 → 项目 → 档案门类
集团档案的分水岭，是谁的数据归谁管。系统用三层模型建库：
| 层级 | 内容 | 解决什么 |
|---|---|---|
| 法人主体 | 集团母公司、下属公司、工厂 | 各主体档案互不串库，年报与审计按主体出 |
| 项目 | 在建工程、投资项目、基地 | 项目档案集中到项目下，验收移交不再翻箱倒柜 |
| 档案门类 | 44 个门类通用包 | 文书、合同、证照、工程、会计、人事等门类口径统一 |
技术上，著录时会同时记下主档法人与所属项目两个字段，检索条件里就能直接把「法人主体 / 所属项目 / 档案门类 / 责任部门 / 年度 / 密级」组合起来；角色除功能权限外还带数据范围（集团 / 区域事业部 / 法人主体 / 项目四级），集团管理员看全部，工厂档案员只看本法人。门类包是通用件，实际项目可按行业裁剪或扩展，生产客户实例已用到 46 个门类、11 个部门。
档案检索：法人主体、所属项目、门类、部门、年度、密级等条件自由组合，结果按档号或日期排序
一条档案的全流程
收集 → 著录/导入 → 审核归档 → 检索借阅 → 到期鉴定 → 移交/销毁，六个环节在这套系统里是一条链路，不是六张表。
- 收集与著录：手工新增或批量导入。存量数据走 Excel/CSV 批量导入，先跑预演校验——不写库，逐行给出「成功 / 跳过 / 失败 + 原因」，确认无误再落库；单次上限 2000 行，同名档案默认跳过；
- 审核归档：归档计划按年度下达，拆任务到部门与项目，责任人填报后提交，档案员审核入库，提交与审核各留一条记录；
- 检索借阅：借阅走「申请 → 审批 → 借出 → 归还」，事由、利用方式、期限、份数逐项登记，逾期未还在首页计数；
- 到期鉴定与移交销毁：保管期限到期进入鉴定批次，鉴定意见、销毁清单与审批记录一并留档；下属单位向集团档案室移交时，交接单与明细可追溯。
批量导入：预演阶段就能看到「成功 4 / 跳过 1 / 失败 1」，确认后才写入档案库
归档计划：年度计划拆成任务派到部门与项目，待审核与逾期情况直接显示在列表里
借阅利用：申请与审批在同一个列表里，借阅期限与状态一眼可见
AI 档案助手能干什么
四种用法：自然语言检索、到期提醒、数据体检、门类推荐。
默认走本地规则引擎 local-rule-v1，断网可用、数据不出内网；需要更强的语义理解时，在 config/llm.json 里配置 OpenAI 协议的模型地址即可，内网自建模型同理。每条回答都会标注所用引擎与判断依据，可以点开看它调了哪些数据、按什么规则判断——档案场景里，一个说不清来源的结论没人敢用。
常见问法：「今年到期的证照有哪些」「某项目的合同清单」「哪些档案到了保管期限」「这批著录数据有什么异常」。
AI 档案助手：回答下方列出识别到的实体与依据，如「2026 | 5 条证照」
实体库房与电子档对齐
电子档案之外，纸质原件同样要管得住：
- 位置到库位：库房 → 排架 → 柜 → 层 → 位五级维护，档案著录时填写纸质存放位置，点开一份档案就知道原件在哪；
- 出入有台账：上架、下架、出入库逐条登记；
- 环境有记录：温湿度登记与异常提示；
- 死角能发现：30 天未出入库的库位单独提示，长期无人调阅的区域一眼看到。
实体库房：2 个库房、900 个库位、12 件在库，温湿度与未出入库情况同屏
部署与安全
- 零依赖：Python 3 标准库（
http.server+sqlite3）加原生 HTML/CSS/JS，不装任何 pip 包、不需要 Node 构建，也就不存在内网装不上依赖的问题； - 单文件数据库：SQLite 单文件
archive.db，备份就是把文件拷走，恢复就是换回来； - 一条命令起站：Docker 镜像 +
docker compose up -d，可放内网、可完全离线运行，可选信创环境适配； - 权限：角色 + 数据范围 + 下载权限三层控制，敏感门类不给权限就看不到；
- 审计：登录、检索、借阅、下载、导入、导出、增删改、AI 操作全部写审计日志，带账号、对象、详情与 IP，满足内控与检查。
审计日志：谁在什么时候查了、借了、导了什么，逐条可查
交付方式与周期
- 计价口径：按「法人主体数 + 用户数 + 门类包」计价，不含硬件，不按人天磨；
- 交付内容：Docker 镜像与部署说明、44 门类通用包（按行业扩展）、账号与数据范围初始化、管理员培训，随附《使用说明》49 页（35 幅图）与《运维手册》23 页；
- 周期：功能不复杂、环境不折腾，一周内可走完「部署 → 门类确认 → 存量导入预演 → 计划试跑 → 培训验收」；
- 边界要说清：如果单位要的是档案馆级别的全门类综合管理、复杂工作流与长期运行保障，应该看 zbook DAMS 8.0；本产品针对的是企业集团「一群法人统一归档、快速见效」这一类诉求，需要更强的档案 AI 能力可叠加 智慧档案解决方案。
演示环境数据为虚构示例企业，可按需申请开通演示账号。需要看实际界面或算一份部署方案，点下方「申请试用 / 预约演示」留个联系方式，我们会带着贵单位的法人主体与门类清单来谈。